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Assistenzaufbau - Praxisworkshop

Seminarnavigator: Wie intensiv werden Deine persönlichen Unternehmerziele in diesem Seminar behandelt?

Zu den Inhalten

Das eigene Unternehmen wachsen zu lassen – dabei wird früher oder später der Unternehmer selbst zum Engpass. Mit jedem weiteren Mitarbeiter nehmen die Führungsaufgaben immer weiter zu. Typischerweise ist der Chef selbst der beste Verkäufer, kümmert sich um den Verkauf und die Abwicklung von großen Projekten. Darüber hinaus hat er eine Menge Verwaltungsarbeit, die nur ein Chef machen kann, weil es sich entweder um vertrauliche Dinge handelt oder um Dinge, die besondere Fachkenntnis erfordern. Dazu gehören z.B. Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Kommunikation mit Steuerberatern, Behörden, Abwicklung von Buchhaltung und Jahresabschlüssen, Überblick und Vorausplanung der Unternehmensfinanzen etc.

Hinzu kommt der ewige Kampf mit den externen Antreibern E-Mail, Telefon, den Messengern und Briefpost. Und ganz nebenbei soll der Chef dann noch die Vision und die Strategie für das Weiterentwickeln des Unternehmens erarbeiten. Wie soll das funktionieren, wenn der Tag doch nur 24 Stunden hat?

Genau an diesem Punkt stand Mike Bergmann, selbst IT Unternehmer seit 1995, im Jahr 2010. Zu diesem Zeitpunkt entschied er sich, eine eigene Assistenz aufzubauen. Am Anfang gelang es ihm nur schwer, Verantwortung und Aufgaben abzugeben. Mittlerweile hat er ein etabliertes System für seine Geschäftsführungsassistenz erarbeitet, dass es ihm heute ermöglicht, seine IT Unternehmen visoma und Exabyters mit knapp 50 Mitarbeitern zu führen, und dabei selbst nur sehr wenig Einfluss auf das Tagesgeschäft und die Verwaltung des Unternehmens zu nehmen. Heute kann er mehrere Wochen in den Urlaub fahren, ohne dass auch nur ein einziges Mal eine E-Mail oder einen geschäftlichen Telefonanruf beantworten muss – seiner Assistenz sei Dank.

In diesem Seminar geht es darum, Geschäftsführer und die Assistenz (egal ob gerade neu eingestellt oder bereits bewährt) so zu befähigen, dass diese in kürzester Zeit optimal zusammenarbeiten können. Dabei geht es ganz praxisnah um die richtigen Stellenbeschreibungen, die zugehörigen Aufgaben und deren effiziente und effektive Abarbeitung. Das Seminar richtet sich mit seinen Inhalten explizit an IT Unternehmen zwischen 3 und 70 Mitarbeitern und vermittelt die ganz typischen Arbeitsinhalte einer Assistenz. Dabei wird auch berücksichtigt, welcher Persönlichkeitstyp der Assistenz am besten zum jeweiligen Typ Geschäftsführer passt. Als Ergebnis wird diese nach dem Seminar sehr schnell und wirksam dem Chef als rechte Hand zur Seite stehen und ihn von den alltäglichen Aufgaben des IT Unternehmers entlasten.

Agenda

Disponenten - Praxisworkshop: Techniker optimal ausplanen

9.00 Uhr BEGINN

1.) Das richtige Mindset für den Aufbau einer Assistenz

Warum braucht man eine Assistenz des Geschäftsführers (GF)

Was sind die persönlichen Ziele des GFs für den Aufbau einer Assistenz?

Was sind die wichtigsten Aufgaben

Was wir IT-Systemhäuser von einer guten Zahnarztpraxis lernen können

Kostenersparnis durch eine Assistenz – wie sich eine Assistentin nachweisbar selbst bezahlt macht

Ab wann lohnt sich eine Assistenz

Organigramme mit und ohne GF-Assistenz

Erfahrungen aus 9 Jahren Zusammenarbeit mit der GF-Assistenz

2.) Auswahl und Aufbau der Assistenz

Stellenausschreibung für eine Assistenz – Wer ist für diese Position geeignet?

Stellenbeschreibung für eine Assistenz – Welche Aufgaben gehören dazu?

Verantwortung wirksam abgeben – die VAEB-Methode

Welcher Persönlichkeitstyp als Assistenz passt auch gut zum GF?

Welche besonderen Anforderungen habe ich an eine Assistenz

Aufgaben des Geschäftsführers – Tagesgeschäft und strategische Unternehmensentwicklung – in welche Teile binde ich die Assistenz wie ein?

Welche Aufgaben an die Assistenz geben: Routinetätigkeiten oder Pioniertätigkeiten

Geeignete Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle

Die Positionierung der Assistenz gegenüber den anderen Mitarbeitern

Wie delegiere ich richtig?

Dokumentation von Arbeitsschritten: Das GF-Wiki und Erklärungsvideos

Kommunikationskanäle zwischen Assistenz und GF

11.15 Uhr KAFFEEPAUSE (15 MIN.)

3.) Die regelmäßigen Aufgaben der Assistenz und die dazugehörige Organisation

Regelmäßige Meetings zwischen GF und Assistenz und die zugehörigen Inhalte

Was tun gegen die E-Mail Flut? Übernahme und Priorisierung der E-Mail Kommunikation

Die Funktion der „Personal Firewall“ und der „Verteilstelle“

Verbesserung des Zeitmanagements der GF

Postordner und Ablage – Einführung eines GF-Dokumentenmanagements

Lohn- und Bonusabrechnungen durchführen

Personalmanagement: Arbeitsverträge, Krankmeldungen, Behördenkommunikation

Dokumentation der Onboarding-Prozesse für Mitarbeiter

Personalsuche und Vorstellungsgespräche

Zuarbeiten zum Steuerberater

Führen des Finanzcockpits

Kontovollmachten

Mahnwesen

Ablage von vertraulichen Daten

13.00 Uhr MITTAGESSEN (BIS 14 UHR)

4.) Bewährte Praxistipps aus dem Alltag der Assistenz

Was tun, wenn der GF am liebsten alles selbst machen will?

„Die Denkweise des Chefs lernen“ als regelmäßige Aufgabe im Alltag

Arbeiten mit Textbausteinen

Eigenes Zeitmanagement der Assistenz – die richtige Priorisierung

Die Pomodoro-Technik

Das Modell der Gewaltenteilung für unternehmenskritische Aufgaben

Der Notfallordner

Erteilung einer Prokura

Keine E-Mails mehr auf dem GF-Smartphone!

15.30 Uhr KAFFEEPAUSE (15 MIN.)

5.) Wie man einen zweiten Geschäftsführer entwickelt

Vorteile durch den Aufbau eines zweiten Geschäftsführers

Wer ist für diese Position geeignet, welche Anforderungen müssen erfüllt werden

Aufteilung der Aufgaben zwischen strategischer und operativer Geschäftsführung

Auswirkungen auf den Unternehmenswert

17.00 Uhr ENDE

Unterlagen

Assistenzaufbau

Praxisworkshop: Den Chef entlasten und Kosten sparen

• "Welcome" Live Online Seminar zum Auftakt (ca. 1 Stunde)
• Freischaltung eines umfangreichen Videokurses (enthält alle Inhalte des Tagesseminars)
• Umfangreiches Unterlagenpaket
• Online Community zum Erfahrungsaustausch mit anderen Teilnehmern und dem Dozenten
• Nach 8 Wochen: Live Online Seminar zum Abschluss mit umfangreicher Fragerunde (ca. 1 Stunde)