Willkommen zum Seminar Optimale Organisation im IT-Systemhaus

Finde Deinen Engpass

  1. Wie wirst Du als IT-Unternehmer zum unwichtigsten Mitarbeiter für das Tagesgeschäft, so dass Du mehr Zeit für strategische Unternehmertätigkeiten und Urlaub bekommst?
  2. Welche ausführlichen Stellenbeschreibungen für alle Mitarbeiter meines Unternehmens sorgen dafür, dass alle Bereiche optimal ohne mein Mitwirken zusammenarbeiten (Technik, Vertrieb, Innendienst etc.)?    
  3. Mit welchen Prozessen, Softwaretools und Schnittstellen erreiche ich eine reibungslose Zusammenarbeit aller Mitarbeiter?

Wieso optimale Organisation?

  • Eine umfangreiche Sammlung von vollständigen Stellenbeschreibungen, die sich direkt für das eigene Unternehmen einsetzen und anpassen lassen
  • check
    Wege zu meiner Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter, damit nicht ständig der Chef gefragt werden muss (Fehlerkultur, Meetingkultur, "Start With Why"-Führung usw.)
  • Aufbauanleitungen für die Technik, den Vertrieb, den Innendienst und die Geschäftsführungsassistenz, um diese Abteilungen mit eigenen Köpfen und Verantwortlichkeiten wachsen lassen
  • Zahlreiche Checklisten und Best Practice Leitfäden, z.B. Organisation von Innendienstaufgaben, Telefonzentrale, Qualitätskontrolle, Zeitmanagement etc.

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Skalierbare Organisation für einen optimieren Betrieb. Und etwas mehr Freiraum als Chef.

Seminarnavigator: Wie intensiv werden Deine persönlichen Unternehmerziele in diesem Seminar behandelt?
Mitarbeiter finden und binden

Mitarbeiter motivieren und entwickeln
Betriebliche Organisation verbessern
Produktivität erhöhen

Als Chef mehr Freiräume gewinnen

1-5 Sterne: Je mehr Sterne, desto intensiver wird dieses Thema behandelt

Zielgruppe: Geschäftsführer, Geschäftsführerassistenz, Orga/Innendienstleiter, Personalchefs

Zielgruppe: Geschäftsführer, Vertriebsleiter und -mitarbeiter, Techniker
Premiere des Seminars: April 2017, stetig weiterentwickelt


KURZBESCHREIBUNG

Kennen Sie das auch? Von früh bis spät in der Firma, täglich hunderte von E-Mails, Telefonate und Gespräche – und das unsichere Gefühl, dass in der Firma Projekte schief laufen, wenn Sie sich nicht selbst darum kümmern?

Dabei könnte alles so schön sein: Eine gut organisierte Technik, eine Managed Service Abteilung, Innendienstmitarbeiter, Vertriebler, Assistenz der Geschäftsführung, klar strukturierte Prozesse, optimal unterstützende Systemhaussoftware, alle handeln zielgerichtet auf Basis genau definierter Stellenbeschreibungen. Und Sie als Chef arbeiten mit überschaubarem Zeitaufwand strategisch AM Unternehmen, weniger operativ IM Unternehmen.

Mike Bergmann, seit 1995 selbständig mit seinem IT-Systemhaus Exabyters und seinem Softwareentwicklungsunternehmen visoma mit mittlerweile über 45 Mitarbeitern, hat dieses Wunschbild vor vielen Jahren realisiert. In den ersten Jahren des Unternehmens gab es noch Phasen mit 60, teilweise gar 80 Arbeitsstunden pro Woche, begleitet vom Eindruck, nicht voranzukommen und nie alles erledigt zu haben.

In den vergangenen 10 Jahren hat Mike Bergmann die Organisation seines Systemhauses systematisch weiterentwickelt. Mit Erfolg: Heute kommt er mit weniger als 40 Wochenstunden aus, die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit hat sich parallel dazu erhöht.

Dieses Seminar wird Sie in die Lage versetzen, Ihr Unternehmen so zu organisieren, dass Sie bei geringerem Zeitaufwand einen größeren Unternehmenserfolg erreichen. Dabei eignet sich das Seminar sowohl für kleine IT-Unternehmen als auch für größere, weil die von Bergmann angewendeten Methoden skalierbar sind.

So werden zunächst die Ursachen für die beschriebene Situation der Arbeitsüberlastung des Unternehmers erläutert. Anschließend werden Methoden und Werkzeuge vorgestellt, um eine Organisationsstruktur aufzubauen. Dabei wird mit Rollen, Stellenbeschreibungen und eigenen, vom Dozenten selbst entwickelten Werkzeugen gearbeitet. Anhand eines Best-Practice-Leitfadens aus eigener Erfahrung wird dann dargestellt, wie sich Schritt für Schritt die Organisation Ihres IT-Unternehmens ausbauen lässt.

Bei den Rollen und Aufgaben geht es dabei um wichtige Elemente Disposition und Technikereinsatzplanung, sinnvolle Aufteilung der Technikerteams (beides sind Themenschwerpunkte), Innendienstmitarbeiter und Aufgaben, die Vertriebsabteilung, Assistenz des Geschäftsführers uvm. Außerdem wichtig: Kommunikationskultur, effektive Organisation von Besprechungen, Fehlerkultur, arbeiten mit CRM etc.

Die Philosophie von Mike Bergmann lautet: „Ein Chef ist nur dann ein guter Chef, wenn er es schafft, zu UNWICHTIGSTEN Person für das Tagesgeschäft im Unternehmen zu werden“. Mit diesem Seminar schaffen Sie den ersten Schritt, um selbst diesem Ziel näher zu kommen.

GRUNDSÄTZLICHES

Das Seminar hat grundsätzlich Workshop Charakter, eine offene Diskussion und aktive Mitarbeit der Teilnehmer ist ausdrücklich erwünscht. Auch werden während der Veranstaltung die Schwerpunkte gemäß den gezielten Wünschen der Teilnehmer gesetzt.

Im Seminar vorgestellte Unterlagen werden den Teilnehmern nach der Veranstaltung zur Verfügung gestellt.


Referenz Organisation Philip Semmelroth

Philip Semmelroth

Geschäftsführer C&S Computer & Service GmbH

​„Basierend auf reinem Bauchgefühl hatte ich direkt „alle“ Seminare von Mike Bergmann gebucht. Bereits nach 90 Minuten am ersten Tag wusste ich:
alles richtig gemacht.

Mike Bergmann hat sich enorm viel Mühe gegeben, ein Seminarkonzept vorgestellt, was von Anfang bis Ende absolut spannend war.
Jeden Tag war ich überrascht, dass die Zeit schon wieder zu Ende ist und gerne hätte ich abends noch weiter die positive Atmosphäre genossen,
die der Dozent im Tagungsraum geschaffen hat.
Gestützt auf erprobte Konzepte, die eine hohe Praxisrelevanz aufwiesen, hat er uns seine Inhalte vermittelt,
zugleich aber auch Raum für den gegenseitigen Austausch geschaffen. In einer Atmosphäre der Offenheit konnten die Teilnehmer so konkret
über eigene Herausforderungen sprechen und gemeinsam nach Lösungen suchen, die es nun im Nachgang alle umzusetzen gilt.

Das Seminar war absolut spitze, der Dozent kompetent, souverän und für jede Fragestellung offen.
Es blieb kein Aspekt unberücksichtigt. Und trotz aller Interaktion gelang es Mike Bergmann ein perfektes – nicht zu übertreffendes – Zeitmanagement
zu beweisen. Das war ebenfalls sehr beeindruckend. Ich würde das Seminar überall weiterempfehlen – außer vielleicht in meinem direkten Einzugsgebiet.
Denn dieses Wissen hat die Qualität einer Geheimwaffe, die richtig eingesetzt, Wettbewerbsvorteile nicht nur ermöglicht, sondern garantiert.“

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Programm


9.00 Uhr BEGINN


1.) Grundsätzliches zur Unternehmensorganisation

​​​​Der Weg vom Selbständigen zum Unternehmer

Personalaufgaben des Unternehmers

Die drei Rollen U-M-F

Deine persönlichen Ziele in der neuen Unternehmensorganisation

Welcher Typ Mitarbeiter ist für welche Aufgaben geeignet?

Arbeiten mit Persönlichkeitstest bei der Aufgabenvergabe

Kommunikationskultur im Unternehmen erarbeiten

2.) Methoden und Werkzeuge zur Organisationsentwicklung

Was ist mit Organisation gemeint?

Aufbauorganisation - Ablauforganisation

Skaleneffekte

VAEB: Verantwortung, Aufgabe, Entscheidungskompetenz, Budget

Praxisbeispiele für Stellenbeschreibungen

Dokumentation von Wissen im Unternehmen

Sprecher und Leiter als Köpfe in Teams

Arbeiten mit Organigrammen in Tabellenform


11.00 Uhr KAFFEEPAUSE (15 MIN.)


3.) Entlastung der Techniker in der Praxis

Einführung einer Disposition (Helpdesk): wie steigert dies die Technikerproduktivität und Kundenzufriedenheit?

Wie finde ich den richtigen Typ Mitarbeiter für die Disposition?

Aufgabenverteilung in der Technik

Standardisierung des Ticketeingangs und der Bearbeitung der Tickets

Anlage von Tickets – Priorisierung von Tickets

Wie werden Tickets richtig disponiert und nachverfolgt

Zufrieden trotz hoher Arbeitslast – so gelingt es!


13.00 Uhr MITTAGESSEN (BIS 14 UHR)


4.) Zukunftssichere Strukturierung der Technikabteilung

Wie laufen Technikprozesse ideal bei einem Managed Service Provider (Prozesslandkarte)

Die fünf Aufgaben des Helpdesk-Managers: Kommunizieren, bewerten, weiterleiten, konsolidieren, aufbereiten

Struktur: Helpdesk – 1st Level – 2nd Level – Projektbezogene Teams

Aufteilung der Techniker in drei Teams


5.) Wichtige Abteilungen und Positionen im IT Unternehmen

Innendienst / Technik / Vertrieb / GL

Ab wann lohnen sich reine Innendienstmitarbeiter?

Innendienstchecklisten

Prozess der Rechnungserstellung durch die Disposition: Ghostwritern, Freigabeprozess etc.

Wer ist der beste Technikleiter? Person und Aufgaben

dreistufiger Vertrieb: Kontakter, Innendienst, Außendienst


15.30 Uhr KAFFEEPAUSE (15 MIN.)


Zeitmanagement des Geschäftsführers

Das Modell „Sonnensystem“ und seine Nachteile

Was tun gegen die E-Mail Flut?

Assistenz des Geschäftsführers

Aufbau eines zweiten Geschäftsführers

Die komplette Organisationsentwicklung grafisch dargestellt


6.) Tipps und Tricks aus der eigenen Erfahrung


Eine sinnvolle Fehlerkultur im Unternehmen etablieren

Förderung der Selbständigkeit und Verantwortungsübernahme von Mitarbeitern

Mehr Mut zu Entscheidungen durch die Mitarbeiter

Was haben diese Veränderungen dem Dozenten gebracht?

Erfahrungswert Organisationsentwicklung – 10 Jahre im Zeitraffer


17.00 Uhr ENDE


Referenz Organisation Markus Himmelsbach

Unterlagen, die nach dem Seminar übergeben werden:

  • Beispieldateien aus der Praxis in der Organisationsentwicklung
  • Stellenbeschreibungen und Rollen
  • Aufgabenverteilungen und Vertreterregelungen
  • check
    Organigramme, Checklisten für Aufgaben
  • check
    Einarbeitungsplan, Regeln zur Delegation
  • check
    Wissensablage im Unternehmens-Wiki

Optimale Organisation im IT-Systemhaus

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  • 8-stündiges Präsenzseminar
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