Willkommen zum Seminar Optimale Organisation im IT-Systemhaus
Finde Deinen Engpass
- Wie wirst Du als IT-Unternehmer zum unwichtigsten Mitarbeiter für das Tagesgeschäft, so dass Du mehr Zeit für strategische Unternehmertätigkeiten und Urlaub bekommst?
- Welche ausführlichen Stellenbeschreibungen für alle Mitarbeiter meines Unternehmens sorgen dafür, dass alle Bereiche optimal ohne mein Mitwirken zusammenarbeiten (Technik, Vertrieb, Innendienst etc.)?
- Mit welchen Prozessen, Softwaretools und Schnittstellen erreiche ich eine reibungslose Zusammenarbeit aller Mitarbeiter?
Wieso optimale Organisation?
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Skalierbare Organisation für einen optimierten Betrieb. Und etwas mehr Freiraum als Chef.
Seminarnavigator: Wie intensiv werden Deine persönlichen Unternehmerziele in diesem Seminar behandelt?
Mitarbeiter finden und binden | Mitarbeiter motivieren und entwickeln | Organisation verbessern | Produktivität erhöhen | Als Chef mehr Freiräume gewinnen |
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1-5 Sterne: Je mehr Sterne, desto intensiver wird dieses Thema behandelt
Zielgruppe: Geschäftsführer, Geschäftsführerassistenz, Orga/Innendienstleiter, Personalchefs
KURZBESCHREIBUNG
Dabei könnte alles so schön sein: Eine gut organisierte Technik, eine Managed Service Abteilung, Innendienstmitarbeiter, Vertriebler, Assistenz der Geschäftsführung, klar strukturierte Prozesse, optimal unterstützende Systemhaussoftware, alle handeln zielgerichtet auf Basis genau definierter Stellenbeschreibungen. Und Sie als Chef arbeiten mit überschaubarem Zeitaufwand strategisch AM Unternehmen, weniger operativ IM Unternehmen.
Mike Bergmann, seit 1995 selbständig mit seinem IT-Systemhaus Exabyters und seinem Softwareentwicklungsunternehmen visoma mit mittlerweile über 45 Mitarbeitern, hat dieses Wunschbild vor vielen Jahren realisiert. In den ersten Jahren des Unternehmens gab es noch Phasen mit 60, teilweise gar 80 Arbeitsstunden pro Woche, begleitet vom Eindruck, nicht voranzukommen und nie alles erledigt zu haben.
In den vergangenen 10 Jahren hat Mike Bergmann die Organisation seines Systemhauses systematisch weiterentwickelt. Mit Erfolg: Heute kommt er mit weniger als 40 Wochenstunden aus, die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit hat sich parallel dazu erhöht.
Dieses Seminar wird Sie in die Lage versetzen, Ihr Unternehmen so zu organisieren, dass Sie bei geringerem Zeitaufwand einen größeren Unternehmenserfolg erreichen. Dabei eignet sich das Seminar sowohl für kleine IT-Unternehmen als auch für größere, weil die von Bergmann angewendeten Methoden skalierbar sind.
So werden zunächst die Ursachen für die beschriebene Situation der Arbeitsüberlastung des Unternehmers erläutert. Anschließend werden Methoden und Werkzeuge vorgestellt, um eine Organisationsstruktur aufzubauen. Dabei wird mit Rollen, Stellenbeschreibungen und eigenen, vom Dozenten selbst entwickelten Werkzeugen gearbeitet. Anhand eines Best-Practice-Leitfadens aus eigener Erfahrung wird dann dargestellt, wie sich Schritt für Schritt die Organisation Ihres IT-Unternehmens ausbauen lässt.
Bei den Rollen und Aufgaben geht es dabei um wichtige Elemente Disposition und Technikereinsatzplanung, sinnvolle Aufteilung der Technikerteams (beides sind Themenschwerpunkte), Innendienstmitarbeiter und Aufgaben, die Vertriebsabteilung, Assistenz des Geschäftsführers uvm. Außerdem wichtig: Kommunikationskultur, effektive Organisation von Besprechungen, Fehlerkultur, arbeiten mit CRM etc.
Die Philosophie von Mike Bergmann lautet: „Ein Chef ist nur dann ein guter Chef, wenn er es schafft, zu UNWICHTIGSTEN Person für das Tagesgeschäft im Unternehmen zu werden“. Mit diesem Seminar schaffen Sie den ersten Schritt, um selbst diesem Ziel näher zu kommen.
GRUNDSÄTZLICHES
Das Seminar hat grundsätzlich Workshop Charakter, eine offene Diskussion und aktive Mitarbeit der Teilnehmer ist ausdrücklich erwünscht. Auch werden während der Veranstaltung die Schwerpunkte gemäß den gezielten Wünschen der Teilnehmer gesetzt.
Im Seminar vorgestellte Unterlagen werden den Teilnehmern nach der Veranstaltung zur Verfügung gestellt.
Zielgruppe: Geschäftsführer, Vertriebsleiter und -mitarbeiter, Techniker
Premiere des Seminars: April 2017, stetig weiterentwickelt
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Programm
(umfangreich erneuertes Seminar 2019)
9.00 Uhr BEGINN
1.) Grundsätzliches zur Unternehmensorganisation
Der Weg vom Selbständigen zum Unternehmer
Personalaufgaben des Unternehmers
Die drei Rollen U-M-F
Deine persönlichen Ziele in der neuen Unternehmensorganisation
Welcher Typ Mitarbeiter ist für welche Aufgaben geeignet?
Arbeiten mit Persönlichkeitstest bei der Aufgabenvergabe
Kommunikationskultur im Unternehmen erarbeiten
2.) Methoden und Werkzeuge zur Organisationsentwicklung
Was ist mit Organisation gemeint?
Aufbauorganisation - Ablauforganisation
Skaleneffekte
VAEB: Verantwortung, Aufgabe, Entscheidungskompetenz, Budget
Praxisbeispiele für Stellenbeschreibungen
Dokumentation von Wissen im Unternehmen
Sprecher und Leiter als Köpfe in Teams
Arbeiten mit Organigrammen in Tabellenform
11.00 Uhr KAFFEEPAUSE (15 MIN.)
3.) Entlastung der Techniker in der Praxis
Einführung einer Disposition (Helpdesk): wie steigert dies die Technikerproduktivität und Kundenzufriedenheit?
Wie finde ich den richtigen Typ Mitarbeiter für die Disposition?
Aufgabenverteilung in der Technik
Standardisierung des Ticketeingangs und der Bearbeitung der Tickets
Anlage von Tickets – Priorisierung von Tickets
Wie werden Tickets richtig disponiert und nachverfolgt
Zufrieden trotz hoher Arbeitslast – so gelingt es!
13.00 Uhr MITTAGESSEN (BIS 14 UHR)
4.) Zukunftssichere Strukturierung der Technikabteilung
Wie laufen Technikprozesse ideal bei einem Managed Service Provider (Prozesslandkarte)
Die fünf Aufgaben des Helpdesk-Managers: Kommunizieren, bewerten, weiterleiten, konsolidieren, aufbereiten
Struktur: Helpdesk – 1st Level – 2nd Level – Projektbezogene Teams
Aufteilung der Techniker in drei Teams
5.) Wichtige Abteilungen und Positionen im IT Unternehmen
Innendienst / Technik / Vertrieb / GL
Ab wann lohnen sich reine Innendienstmitarbeiter?
Innendienstchecklisten
Prozess der Rechnungserstellung durch die Disposition: Ghostwritern, Freigabeprozess etc.
Wer ist der beste Technikleiter? Person und Aufgaben
dreistufiger Vertrieb: Kontakter, Innendienst, Außendienst
15.30 Uhr KAFFEEPAUSE (15 MIN.)
Zeitmanagement des Geschäftsführers
Das Modell „Sonnensystem“ und seine Nachteile
Was tun gegen die E-Mail Flut?
Assistenz des Geschäftsführers
Aufbau eines zweiten Geschäftsführers
Die komplette Organisationsentwicklung grafisch dargestellt
6.) Tipps und Tricks aus der eigenen Erfahrung
Eine sinnvolle Fehlerkultur im Unternehmen etablieren
Förderung der Selbständigkeit und Verantwortungsübernahme von Mitarbeitern
Mehr Mut zu Entscheidungen durch die Mitarbeiter
Was haben diese Veränderungen dem Dozenten gebracht?
Erfahrungswert Organisationsentwicklung – 10 Jahre im Zeitraffer
17.00 Uhr ENDE
Unterlagen, die nach dem Seminar übergeben werden:
Optimale Organisation im IT-Systemhaus
Noch erfolgreicher werden und immer pünktlich Feierabend haben
Dieser Inhalt ist nicht mehr separat verfügbar, sondern Teil des umfassenden Umsetzungscoachings für IT-Unternehmer. Somit bekommst Du ein Gesamtpaket, dass Dein Unternehmen zum hochprofitablen Managed Service Provider entwickelt und Dir gleichzeitig mehr persönliche Freiheit schafft.